Overzicht:

Ben jij een proactieve, gestructureerde organisator die graag een sleutelrol speelt binnen een dynamische productieomgeving? Voor onze plant we zijn we op zoek naar een Executive Assistant die de Plant Director en het Plant Leadership Team ondersteunt en bijdraagt aan een vlotte, efficiënte en professionele werking van de site.

Taken:

Als executive assistant sta je in voor het beheren van een breed en gevarieerd pakket aan administratieve en organisatorische taken:

• Je beheert de agenda van de Plant Director, plant en coördineert meetings en calls, regelt reisplanningen en neemt de end to end organisatie van plantbezoeken, bedrijfsactiviteiten en teambuildings op jou.
• Je ondersteunt bij de opmaak van interne plantcommunicaties en kan op basis van hoofdpunten zelfstandig inhoudelijke bijdragen afwerken.
• Je bereidt agenda’s, presentaties en meeting packs voor, maakt notulen en actieplannen op en volgt acties en deadlines nauwgezet op.
• Je beheert digitale en fysieke archieven, bereidt presentaties en rapporten voor, bewaakt vertrouwelijke informatie en verzamelt/analyseert data voor reporting en KPI dashboards.
• Je helpt bij onboarding, volgt trainingen op, ondersteunt in personeelsdossiers en beheert verlofaanvragen en vervangingen.
• Je ondersteunt bij het jaarlijks updaten van veiligheidstrainingen, tijdens crisissituaties coordineer je de communicatie in intern en extern.
• Je initieert en ondersteunt procesverbeteringen, implementeert tools die efficiëntie verhogen en werkt mee aan projecten zoals intranet/databeheer, visual management en TE branding.

Profiel:

• Je hebt een Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Bij voorkeur heb je een werkervaring in een gelijkaardige rol, ervaring in een productieomgeving is een pluspunt.
• Je hebt een uitstekende kennis van MS Office (Outlook, Teams, Word, PowerPoint en Excel).
• Ervaring, kennis van HR-tools (SAP, myHR, Concur … ) wordt beschouwd als een sterke plus.
• Je bent vertrouwd met het toepassen van gangbare AI tools , om efficienter taken te volbrengen,
• Een uitstekende kennis van het Nederlands en Engels is een vereiste.
• Je kan efficiënt, gestructureerd en georganiseerd zelfstandig werken.
• Je hebt een sterke analytische mindset, kan probleemoplossend werken, met een pragmatische aanpak.
• Je hebt oog voor continue verbetering en neemt vlot initiatief. Je denkt en werkt mee aan de creatie van een optimale werkorganisatie.
• Je bent een teamplayer die discreet, diplomatisch, nauwkeurig en flexibel kan werken.

Competencies