Ihre Hauptaufgaben:

Abteilungs‑ und Organisationsassistenz

• Eigenständige Bearbeitung und Koordination administrativer Themen im Tagesgeschäft
• Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Meetings und Workshops
• Organisation interner Abteilungsmeetings sowie globaler Meetings und Events (ohne Reisetätigkeit)
• Raumbuchungen inkl. technischer Ausstattung

Meeting‑, Event‑ und Standortorganisation

• Organisation interner Veranstaltungen, Workshops und Team‑Events
• Restaurant‑ und Catering‑Buchungen für Meetings und Events
• Unterstützung bei Marketing‑ und Kommunikationsmaterialien für Abteilungs‑Events (z. B. Präsentationen, Aushänge, einfache Materialien)

Dokumenten‑, Daten‑ und Kommunikationsmanagement

• Erstellung, Pflege, Strukturierung und Ablage von Dokumenten und Übersichten (digital)
• Vorbereitung von Präsentationen, Statistiken und einfachen Auswertungen
• Lesen, Strukturieren und Weiterleiten von Korrespondenz
• Globale Kommunikation zur Organisation von Meetings und Events innerhalb der Organisation
• Sehr diskreter Umgang mit sensiblen Informationen

Hinweis: Externe Kommunikation mit Kunden oder Behörden ist nicht der Regelfall, kann aber in Ausnahmefällen vorkommen.

Budget‑, Bestell‑ und Kostenunterstützung

• Unterstützung bei Budget‑Tracking und Kostenübersichten (Abteilungs‑/Kostenstellenebene)
• Erstellung und Nachverfolgung von BANF / Purchase Requisitions
• Bestellung von Verbrauchsmaterialien, Entwicklungs‑ und Büromaterial
• Abstimmung mit Einkauf, Controlling, IT und internen Service‑Einheiten
• Beantragung und Koordination von IT‑Equipment

Logistik & Office‑Support

• Organisation von Versand (intern / extern)
• Lager‑ und Bestandskontrolle (z. B. Muster, Geräte, Materialien)
• Pflege von Listen, Datenbanken und Übersichten
• Nutzung interner Systeme (z. B. SAP, Concur, Bestell‑ und Abrechnungssysteme)

Projekt‑ und Sonderaufgaben (gelegentlich)

• Unterstützung bei organisatorischen Projekt‑ oder PMO‑nahen Aufgaben
• Koordination und Nachverfolgung ausgewählter administrativer Projektaufgaben
  (kein eigenständiges Projektmanagement, Ausnahmefall)

Ihr ideales Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung
  (z. B. Industrie‑ oder Bürokaufmann/-frau)
  oder vergleichbare Berufserfahrung
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz‑ oder administrativen Rolle, idealerweise im technischen oder industriellen Umfeld
• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
• Erfahrung mit SAP, Concur oder vergleichbaren Systemen von Vorteil
• Sicherer Umgang mit parallelen Aufgaben und wechselnden Prioritäten

Sprachen

• Deutsch und Englisch sehr gut in Wort und Schrift

Persönliche Fähigkeiten

• Sehr strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisations‑ und Priorisierungsfähigkeit
• Service‑ und lösungsorientiertes Denken („Hands‑on‑Mentalität“)
• Hohe Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke im professionellen, operativen Umfeld
• Flexibilität und Belastbarkeit im dynamischen Abteilungsalltag

Handlungsspielraum & Verantwortung

• Eigenständige Durchführung administrativer Aufgaben im definierten Rahmen
• Verantwortung für termingerechte, korrekte und professionelle Abwicklung
• Enge Abstimmung mit Abteilungsleitung und Management bei Prioritäten, Budgets und Organisationsthemen

Kompetenzen