Job Overview

Assurer la gestion administrative des activités des services généraux et assister le responsable du service dans l'ensemble de ses missions (fleet, services généraux). 

Job Requirements

• Assurer l’accueil des nouveaux salariés et effectuer les étapes d’intégration liées aux services généraux (création et paramétrages du badge salarié, enregistrement restaurant, planifier la formation sécurité…)
• Assurer une interface régulière avec les prestataires de restauration, de l’accueil du site et de nettoyage des locaux)
• Assurer interface entre les demandes d’intervention des collaborateurs et l’équipe des services généraux en utilisant l’outil de GMAO
• Effectuer les demandes d’achats via l’outil SAP pour les services généraux, et pour les besoins en mobiliers et fournitures de bureaux des autres services, assurer la communication avec les différents approbateurs, suivre leur validation, et transmission de la commande (PO) suivant les procédures en vigueur.
• Effectuer les réceptions des commandes des salariés du site via l’outil SAP
• Orienter les collaborateurs pour l’organisation de leurs réunions sur le site (aide à la réservation de salle, aide à l’organisation des éventuelles collations, support à la réservation de taxis…)
• Assurer la mise à jour des procédures liées aux activités des services généraux.
• Assurer la mise à jour du Guide de voyage et de la base hôtels dans CONCUR
• Assurer des expéditions de colis (DHL) et courriers (affranchissements) en cas d’absence de l’agent de réception/expédition.
• Assurer la gestion des prêts des véhicules du pool du site en collaboration avec le service Fleet

What your background should look like

Compétences Techniques :

• Diplôme Bac+2 Commerce ou assistant de direction de préférence
• Pratique orale et écrite en anglais (niveau intermédiaire)
• Maîtrise des outils Microsoft Office (Excel, Outlook, Teams…)
• Connaissances de SAP

Aptitudes professionnelles :

• Sens du service, bon sens relationnel et diplomatie
• Méthodologie et résolution de problèmes 
• Esprit d’équipe
• Capacité d’adaptation

Un(e) candidat(e) avec une reconnaissance RQTH sera privilégié(e) pour ce poste.

Competencies